Sinds 1997 geven de Ministeries van Buitenlandse Zaken en van OC&W gezamenlijk invulling aan de beleidsintensivering op het gebied van het internationaal cultuurbeleid (ICB). Doel van het ICB is de versterking van het internationale culturele profiel van Nederland in het buitenland en het stimuleren van de goede wederzijdse betrekkingen in de culturele sector. Naast het intensiveringsbudget afkomstig uit de middelen van de Homogene Groep Internationale Samenwerking, de zogenaamde HGIS-cultuurmiddelen, worden sinds 1999 extra middelen toegekend aan de posten die speciale aandacht genieten binnen het ICB. De Nederlandse Ambassade in Parijs maakt hiervan deel uit en heeft dus jaarlijks een budget ter beschikking waarmee zij onder andere Nederlands-Franse culturele projecten financieel kan ondersteunen.

• Beschikbaar budget
• Aanvragen
• Werkwijze
• Subsidieverplichtingen

Beschikbaar budget

Het budget dat de ambassade ter beschikking heeft, wordt jaarlijks door het Ministerie van Buitenlandse Zaken vastgesteld. De hoogte van het budget kan per jaar verschillen. Subsidie wordt slechts verleend voor zover de middelen van de Ambassade toereikend zijn. Onder meer vanwege de beperkte hoeveelheid van die middelen kunnen niet alle aanvragen gehonoreerd worden en zal ook niet altijd het gevraagde bedrag toegezegd kunnen worden.

Voorwaarden en criteria

• De bijdrage kan in beginsel alleen verstrekt worden aan een Franse organisatie.
• Het project dient een bijdrage te leveren aan de versterking van het culturele profiel van Nederland en aan de culturele samenwerking tussen Nederland en Frankrijk.
• De culturele inhoud dient te passen binnen het cultuurbegrip dat wordt gehanteerd in de Cultuurnota.
• Het project dient zowel naar Nederlandse culturele maatstaven als naar plaatselijke van voldoende artistieke en productionele, organisatorische kwaliteit te zijn.
• De kwaliteit van de lokale organisatie en de Nederlandse counterpart dient voldoende te zijn.
• De verhouding tussen de Nederlandse en de Franse bijdrage dient reëel te zijn. Er moet sprake zijn van een zeker mate van reciprociteit: het is niet de bedoeling dat de kosten van een project eenzijdig door Nederland worden gedragen.
• De verhouding kosten - uitstraling dient aanvaardbaar te zijn.
• De bijdrage dient noodzakelijk te zijn om het project doorgang te doen vinden.
• De activiteit dient nog plaats te vinden.

Aanvragen

U kunt uw aanvraag in principe het gehele jaar indienen. Wij raden u echter aan uw aanvraag zo vroeg mogelijk bij ons bekend te maken. De definitieve aanvraag dient uiterlijk twee maanden voor aanvang van het project, op schriftelijke wijze bij de afdeling Culturele Zaken van de Ambassade te worden ingediend. De aanvraag dient minimaal te bevatten een projectbeschrijving, waarin in ieder geval alle hierna volgende onderdelen toegelicht worden, alsmede een deugdelijk begrotings- en dekkingsplan.

1. Projectbeschrijving

• Volledige naam en adresgegevens van de aanvrager
• Volledige naam en adresgegevens van alle betrokken Nederlandse partner(s) (kunstenaars en instellingen)
• Titel/naam van het project
• Geplande periode (begin- en einddatum, speelbeurten)
• Projectbeschrijving (zo volledig en gedetailleerd mogelijk)
• Huidige status van het project: in welk stadium bevinden zich de voorbereidingen?
• Alle aan het project verbonden (financiële, productionele en artistieke) partners
• Financiële situatie / positie van de aanvrager
• Kopieën van de eventueel reeds afgesloten contracten
• Het exacte bedrag dat gevraagd wordt
• Verwacht aantal bezoekers
• Communicatiestrategie rondom het project
• Bankgegevens (RIB)

2. Begroting

De begroting dient zo volledig en gedetailleerd mogelijk en gebaseerd op de werkelijke uitgaven en inkomsten te zijn. Niet alleen de uitgaven, maar ook de diverse bronnen van de inkomsten dienen gespecificeerd te worden.

3. De aanvragen kunnen worden gestuurd naar:

Ambassade van het Koninkrijk der Nederlanden
t.a.v. mevrouw Rudi Wester, Ambassaderaad voor culturele zaken
7, rue Eblé
75007 Parijs
Frankrijk

T +33 (0)1 40 62 33 00
F +33 (0)1 40 62 34 30
E-mail:  culture@amb-pays-bas.fr

Werkwijze

De ontvangst van uw aanvraag wordt door de Ambassade op mondelinge of schriftelijke wijze bevestigd. Uw aanvraag wordt in eerste instantie in behandeling genomen door een van de medewerkers van de afdeling Culturele Zaken, die de aanvraag controleert op juistheid en volledigheid en eventueel nog extra onderzoek doet. Indien de aanvraag volledig en op tijd is ingediend, wordt het project ter beoordeling aan een interne commissie voorgelegd. Tijdens de behandeling van een aanvraag staat het u vrij contact te zoeken met de behandelend medewerker. Aanvullende informatie met betrekking tot het project is altijd welkom.

Over het besluit van de Ambassade volgt altijd schriftelijk bericht.

Wanneer uw aanvraag wordt gehonoreerd, berichten wij u het maximaal toegezegde gedrag of de voorwaarden waaronder een reservering kan worden omgezet in een subsidieverlening. Aan een subsidie zijn verplichtingen verbonden zoals hieronder en in de beschikking vermeld. Aan het honoreren van een aanvraag kunnen geen rechten worden ontleend met betrekking tot de honorering van een volgende aanvraag en/of een andere met betreffende activiteiten verband houdende aanvraag.

Subsidieverplichtingen

Als uw aanvraag wordt gehonoreerd, gelden de volgende subsidieverplichtingen:

1. Subsidie kan in beginsel slechts worden verleend aan een in Frankrijk gevestigde rechtspersoon.

2. Het subsidie is uitsluitend bestemd voor de uitvoering van de in de beschikking genoemde activiteiten, binnen de in de beschikking genoemde periode. Wanneer zich substantiële wijzigingen voordoen in de planning of anderszins inhoudelijk en/of financieel, dient u de Ambassade daarvan per omgaande te verwittigen.
Als substantieel worden in ieder geval aangemerkt:
- wijziging van inhoud, vorm of artistiek concept van uw voorgenomen activiteiten;
- wijziging van de kern van artistiek, zakelijk en/of productiemedewerkers of hun functie binnen de voorgenomen activiteiten;
- wijziging van de periode waarin de activiteiten plaatsvinden;
- wijziging van het aantal optredens, voorstellingen, concerten e.d. of de mate van spreiding.
De genoemde wijzigingen worden in principe opnieuw door de Ambassade beoordeeld, waarna het subsidie gehandhaafd, verminderd of ingetrokken wordt.

3. U zult binnen 13 weken na afloop van de activiteit zorgdragen voor een verantwoording van het subsidie, bestaande uit een activiteitenoverzicht, een inhoudelijk en financieel verslag, een en ander op een zodanige wijze dat aan de hand hiervan gecontroleerd kan worden of de activiteiten zijn uitgevoerd conform de overeenkomst.
De rapportage bevat een opgave van aantal en spreiding van de activiteiten, van het deelnemers- en/of bezoekersaantal (zowel algemeen als professioneel publiek) en een evaluatie van publieksbereik en -waardering. Het is voorzien van de aangewende communicatiemiddelen (affiches, flyers, programmaboekjes etc.), recensies en andere persartikelen, een inhoudelijk verslag waarin het project wordt geëvalueerd en een financieel verslag met een overzicht van de werkelijke uitgaven en verkregen inkomsten (afwijkingen van 5% of meer ten opzichte van de bij de aanvraag ingediende en al dan niet herziene begroting licht u nader toe).

4. U draagt zorg voor een deugdelijk beheer en een deugdelijke administratie van de activiteit waarvoor de bijdrage is verleend. De Ambassade behoudt zich het recht voor een onderzoek in te (doen) stellen betreffende de in het kader van de activiteit uitgevoerde werkzaamheden, inclusief de door u bijgehouden administratie terzake. U zult aan de door de Ambassade aan te wijzen functionaris(sen) medewerking verlenen bij de uitvoering van dit onderzoek en inzage verlenen in de op de bijdrage betrekking hebbende stukken.

5. De Ambassade behoudt zich het recht voor reeds overgemaakte gelden geheel of gedeeltelijk terug te vorderen indien u de uit de overeenkomst voortvloeiende verplichtingen niet dan wel niet-tijdig nakomt, de middelen besteedt voor een ander doel dan waarvoor deze door mij ter beschikking zijn gesteld, dan wel mede-financiering heeft plaatsgevonden door derden welke medefinanciering mij niet bekend is gemaakt. Tot terugvordering zal eerst besloten worden na overleg met u, waarna afrekening c.q. verrekening van de overeenkomst zal plaatsvinden op basis van gemaakte kosten en de in redelijkheid voor de toekomst aangegane verplichtingen.

6. Bij subsidieverlening geeft de aanvrager de Ambassade toestemming om delen van de inhoudelijke en financiële eindrapportage of overige op de aanvraag van toepassing zijnde documentatie (inclusief beeldmateriaal) openbaar te maken of anderszins te presenteren of te verveelvoudigen, zonder dat de aanvrager daarvoor een vergoeding ontvangt. Openbaarmaking, presentatie of verveelvoudiging vindt uitsluitend plaats ter verantwoording van de werkzaamheden van de Ambassade.

7. Elk van de partijen bij de overeenkomst zal aan derden niet aanbieden, noch van derden zoeken, accepteren of toegezegd krijgen, voor hemzelf of enige andere partij, enige schenking, beloning, compensatie of profijt van welke aard dan ook, die geïnterpreteerd kan worden als een onwettige of corrupte praktijk. Een dergelijke praktijk kan reden zijn voor ontbinding van deze overeenkomst of een deel daarvan.